Long-Term Agreement (LTA) for Subscription and Utility Payment Services

Reference: EOI – LONG TERM AGREEMENT

INTRODUCTION

Alimat Care Foundation (ACF) is a youthled, women’srights organisation advancing the rights, safety, and leadership of girls and young women in Nigeria. Established in 2020 and formally registered with the Corporate Affairs Commission in 2022, ACF operates in underserved and crisisaffected communities where gender inequality, conflict, climate risks, and poverty intersect.

ACF implements locally led, evidencebased programmes that expand access to quality education, prevent genderbased violence, strengthen sexual and reproductive health and rights (SRHR), build climateresilient livelihoods, and promote economic empowerment. Guided by Accountability to Affected Populations (AAP) and Gender Equality and Social Inclusion (GESI) principles, the organisation ensures girls and communities drive and shape programme decisions.

We work in close partnership with community structures, civil society networks, and government institutions to shift harmful norms, strengthen systems, and amplify girls’ voices in decisionmaking spaces.

Purpose of this Call

Alimat Care Foundation (ACF) invites  qualified, experienced, and legally registered service providers to submit an Expression of Interest (EOI) for consideration for the establishment of a  Long-Term Agreement (LTA)for the provision of the following services:

• Airtime top-up services; 
• Internet data subscription services; 
• Electricity bill payment services; and 
• Starlink subscription services. 

The purpose of this EOI is to identify and prequalify competent and reliable vendors with the capacity to provide the required services in a  timely, transparent, reliable, and cost-effective manner in support of ACF's operational activities.

The LTA arrangement is intended to facilitate the efficient procurement of recurring services, subject to ACF's operational requirements, applicable procurement procedures, and the terms and conditions that may subsequently be agreed with selected vendors.

SCOPE OF SERVICES

Selected vendors may be required to provide  one or more of the following categories of services:

Airtime Top-Up Services

The service provider may be required to:

• Provide airtime recharge/top-up services for authorized ACF staff and telephone numbers; 
• Provide airtime top-up across major telecommunications networks; 
• Provide bulk SMS services where required; 
• Process airtime requests promptly upon authorization; 
• Provide transaction confirmations and valid receipts for completed transactions. 

Internet Data Subscription Services

The service provider may be required to:

• Provide internet data subscriptions for authorized ACF telephone numbers and devices; 
• Provide data subscription services across major telecommunications networks; 
• Provide different data bundle options based on ACF's operational requirements; 
• Ensure prompt activation and confirmation of data subscriptions; and 
• Provide transaction records, valid receipts, and invoices for all completed transactions. 

Electricity Bill Payment Services

The service provider may be required to:

• Facilitate purchase of electricity credit units (PPM) for designated ACF offices/facilities; 
• Support payments of electricity bill to applicable electricity distribution companies; 
• Process electricity bill payments in a timely manner; 
• Provide valid payment receipts and transaction confirmations; 
• Assist with verification of electricity account and/or meter details where required; and 
• Maintain accurate payment records to facilitate reconciliation and audit requirements. 

Starlink Subscription Services

The service provider may be required to:

• Facilitate Starlink subscription and renewal services; 
• Process monthly or otherwise applicable subscription payments in a timely manner; 
• Provide support for subscription-related transactions; 
• Provide valid invoices, receipts, and payment confirmations; 
• Assist in resolving subscription and/or payment-related issues, where applicable; and 
• Support continuity of internet services through timely subscription renewal. 

LTA ARRANGEMENT AND DURATION

ACF intends to establish one or more Long-Term Agreements with qualified service providers for the provision of the services covered under this EOI. The anticipated duration of the LTA will be  twelve (12) months from the date of execution, subject to satisfactory vendor performance, continued operational requirements, availability of funds, and ACF's applicable policies and procedures. Any extension or renewal will be subject to ACF's approval and applicable procurement requirements.

ACF may establish LTAs with one or more service providers and may award LTAs by individual service category based on the outcome of the evaluation and due diligence process.

SERVICE CATEGORIES AND VENDOR ELIGIBILITY

Vendors may express interest in  one or more of the service categories listed in this EOI. Vendors should clearly indicate the service category or categories for which they are applying and demonstrate relevant experience and capacity for each category.

ACF reserves the right to select different service providers for different service categories where this is determined to be in the best interest of the Foundation.

GEOGRAPHICAL AND OPERATIONAL COVERAGE

The required services will primarily support ACF offices, facilities, staff and authorized operational locations in Adamawa State and as may be communicated by ACF from time to time. 

PRICING AND COMMERCIAL INFORMATION

Expression of interest should contain indicative price quotes and other associated costs, including;

• Applicable service charges, transaction fees and/or commission rates; 
• Any available discounts or preferential rates; 
• Applicable taxes and other statutory charges, clearly identified; 
• Validity period of the quoted rates/service charges; and 
• Any other costs that may be applicable to the provision of the services. 

SERVICE REQUESTS AND LTA CALL-OFF

Establishment of an LTA does not constitute an authorization for the vendor to provide services without an approved request from ACF.

Services under the LTA will be requested on an  as-needed basis through authorized ACF service requests, purchase orders, call-off orders, or other approved procurement instruments, as applicable.

The LTA does not constitute a commitment by ACF to purchase any minimum quantity or value of services from the selected vendor(s).

PAYMENT AND DOCUMENTATION

Payment arrangements and applicable payment terms will be defined in the subsequent LTA/contract and will be subject to ACF's financial management procedures and applicable approval processes.

Vendors must provide appropriate supporting documentation for services rendered, including valid invoices, receipts, transaction confirmations and, where applicable, periodic statements or reconciliation records.

VENDOR PERFORMANCE

ACF will monitor the performance of vendors engaged under an LTA. Performance may be assessed based on, among other considerations, service quality, timeliness, availability, accuracy of transactions, responsiveness, pricing, completeness of supporting documentation, compliance with contractual obligations and adherence to ACF policies.

Poor or unsatisfactory performance may result in corrective action, suspension of further service requests, termination of the LTA, or other action in accordance with the applicable contractual terms and ACF policies.

STARLINK SERVICES

For Starlink

related services, the requirement primarily covers subscription and renewal services, including timely processing of applicable subscription payments and provision of transaction documentation.

Where required, the vendor may also be requested to provide assistance in resolving subscription or payment-related issues. Equipment supply, installation, configuration, maintenance or other technical services will only be required where specifically requested and agreed by ACF.

ELIGIBILITY AND APPLICATION CRITERIA

Interested service providers must meet the following minimum requirements:

• Be legally registered and authorized to operate in Nigeria; 
• Provide valid Corporate Affairs Commission (CAC) registration documentation and Tax Identification Number (TIN) documentation; 
• Demonstrate relevant experience in providing services similar to those covered under this EOI; 
• Demonstrate adequate capacity to provide reliable, timely, and cost-effective services; 
• Be able to provide valid invoices, receipts, and transaction/payment confirmations; 
• Provide a current company/business profile and complete contact details; 
• Provide references and/or documentary evidence of previous experience in providing similar services; and 
• Provide valid bank account details registered in the name of the business/company. 

POLICY AND COMPLIANCE REQUIREMENTS

Vendors considered for an LTA with ACF must agree to comply with all applicable ACF policies, procedures, rules, and contractual requirements, including, but not limited to:

• ACF Procurement Policy and Procedures; 
• ACF Finance and Financial Management Procedures; 
• ACF Code of Conduct and Ethical Standards; 
• ACF Anti-Fraud and Anti-Corruption requirements; 
• Conflict of Interest requirements; 
• Safeguarding and Child Protection policies, where applicable; 
• Confidentiality and data protection requirements; and 
• Any other relevant organizational policies and procedures applicable to the engagement. 
• Compliance with these requirements may form part of ACF's vendor due diligence and subsequent procurement processes.

ETHICAL CONDUCT

ACF maintains a  zero-tolerance approach to fraud, bribery, kickbacks, corruption, and other unethical practices .

Vendors must commit to conducting business ethically and transparently and must immediately report any suspected fraud, bribery, kickback, corruption, conflict of interest, or other unethical activity associated with the procurement or provision of services to ACF.

Any vendor found to have engaged in fraudulent, corrupt, unethical, or otherwise prohibited conduct may be excluded from current or future procurement opportunities in accordance with ACF's applicable policies and procedures.

SUBMISSION REQUIREMENTS

Interested and eligible service providers are requested to submit an EOI containing the following:

• Company/Business Profile; 
• Valid CAC Registration Certificate/documentation; 
• Valid Tax Identification Number (TIN) documentation; 
• Evidence of relevant experience, including references and/or evidence of previous similar assignments; 
• Company/business contact details, including physical address, telephone number, email address, and contact person; 
• Indicative prices quotes and/or applicable service charges for the services offered; and 
• Valid company/business bank account details, registered in the name of the business/company. 
• Vendors may express interest in one or more service categories covered under this EOI, provided they demonstrate the relevant capacity and experience.

Late submissions may not be considered.

EVALUATION AND DUE DILIGENCE

Submissions will be reviewed against ACF's applicable procurement requirements. The assessment may include:

Administrative/Eligibility Compliance

• Valid CAC registration; 
• Valid TIN documentation; 
• Completeness of required submission documents; 
• Valid business/company bank account details. 

Technical and Operational Capacity

Relevant experience; 

• Capacity and service coverage; 
• Reliability and responsiveness; 
• Ability to provide transaction records and supporting documentation; 
• Capacity to provide the specific service category for which the vendor has expressed interest. 

Commercial Considerations

• Competitiveness of service charges; 
• Applicable transaction fees; 
• Discounts or preferential rates; 
• Overall value for money. 

Due Diligence

• Verification of submitted documentation; 
• Reference checks; 
• Verification of banking and business information; 
• Any other due diligence considered necessary by ACF. 
• Only vendors that satisfactorily meet ACF's requirements and complete the applicable due diligence process may be considered for establishment of an LTA.

TAX AND OTHER INFORMATION

Alimat Care Foundation is Value Added Tax (VAT) exempt but deducts Withholding Tax (WHT) in compliance with applicable Nigerian tax laws. 

ACF reserves the right to request additional documentation or information from interested vendors as may be required during the evaluation and due diligence process. 

INCLUSIVE PROCUREMENT

Female-, youth-, and disability-owned businesses/firms/companies that meet the eligibility criteria are strongly encouraged to express their interest.

ACF is committed to promoting fair, inclusive, and transparent procurement practices and encourages eligible businesses from diverse ownership backgrounds to participate in its procurement opportunities.

DISCLAIMER AND RESERVATION OF RIGHTS

Submission of an Expression of Interest does not constitute a contract, commitment, or guarantee of selection or award of an LTA or any other contract.

Only vendors that meet ACF's requirements and successfully pass the applicable evaluation and due diligence processes may be considered for subsequent procurement opportunities.

Alimat Care Foundation reserves the right to accept or reject any application, in whole or in part, in accordance with its procurement policies and procedures.

ACF also reserves the right to determine the appropriate procurement method and to discontinue, modify, or otherwise manage the procurement process in accordance with its applicable policies and operational requirements.